タスクはToDoリストで管理するよりも、スケジュールに組み込むべき3つの理由【時間の上手な使い方】

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この記事はこんな人達の為に書いていきます。

やるべきことが多い人
タスク管理をしている人
時間がないと言っている人

毎日お忙しい方が多いと思います。

やるべきことが多い方はToDoリストを使い、タスク管理をしていませんか?

タスクを整理してわかりやすくしておくことは良いことですが、実はこれはおすすめの方法ではありません。

おすすめの方法は、タスクをスケジュールに組み込んでしまう方法です。

大成功している人はToDoリストを作らず、スケジュールを厳格に管理している場合が多いと言われています。

「タスクはToDoリストで管理するよりもスケジュールに組み込むべき3つの理由」についてまとめていきます。

これはビジネスに関することだけでなく、専業主婦の方や学生にもおすすめの方法ですので、是非参考にして下さい。


 

 

理由1. ToDoリストはなくならない

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まず1つ目の理由は、ToDoリストはなくならないということです。

ToDoリストでタスク管理をしている人の中には、永遠に残り続けているタスクを抱えている人がいませんか?

「さて何から取り掛かろうか?」というところで手をつけてしまうのは、すぐに完了できるタスクとなってしまい、大掛かりなタスクは残り続けます。

これは研究によって、実際に証明されています。

ToDo管理サービスサイト「アイ・ダン・ディス」の調査によると、ToDoリストの41%は永遠に終わらない、という結果です。

結局タスクが残っている状態でも、また新たに急ぎのタスクや重要なタスクが生まれてくるのでそちらを優先してしまうからです。

例えば、「旅行に行った時に撮った動画を編集する」というタスクがあった場合でも、「掃除しなければいけない」「買い物に行かなければいけない」ということがあるでしょう。

結局、そのうちやろう、というタスクは永遠に残り続けます

そこで最もおすすめな方法が、タスクをスケジュールに組み込む、という方法です。

タスクをスケジュールに組み込み、実行していきましょう。

例えば、病院の予定がある時、あなたは時間通り間に合うように行きますよね?

その感覚で他のタスクもこなしていけば、自ずとやるべきタスクは消えていきます。

理由2. 時間を有効活用できる

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スケジュールをにタスクを組み込むと、時間の有効活用に繋がります。

「この時間までにこのタスクをやらなければいけない」

と思うと、自然と作業のスピードは上がり、生産性も上がります。 

例えば、「子供を保育園送る」「洗濯」「掃除」というタスクがあった場合、

8:00~8:30 洗濯
8:30~8:45 掃除
8:45~9:00 子供を保育園に送る
9:00~ その他の予定

という感じにすれば、時間目標が明確に定まっているので非常に効率が良くなります。

そして、9時からの時間に他のタスクを組み込むことができます。

しかし、洗濯や掃除のタスクをスケジュールに組み込んでいない場合は、「子供を保育園に送った後でいいや」という感情が芽生えてしまい、9時から他のタスクに取り組むことはできません。

このようにスケジュールを組んでいくと、意外と時間はあるものだ、ということがわかってきます。

人は特に重要でないことに時間を消費していることが多く、「時間がない」と思っている人の大半は時間を無駄に使っているにすぎません。

よくあるのは、SNSのチェックやテレビなどです。

「時間がない」あなたに!時間を作るために辞めるべき2つの事 – MANO-LOG

時間をゆう買う活用するためにも、タスクはスケジュールに組み込みましょう。

理由3. ストレスが減る

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3つ目の理由は、ストレスが減る、ということです。

「タスクをスケジュールを組み込んだだけで?」

と思うかもしれませんが、これも研究により証明されています。

「ツァイガルニク効果」というもので、説明は以下になります。

人は達成できなかった事柄や中断している事柄のほうを、達成できた事柄よりもよく覚えているという現象。

(引用元:ツァイガルニク効果 – Wikipedia

このツァイガルニク効果により、タスクを残し続けてしまうと精神的に参ってしまい、ストレスを溜め込んでしまいます。

ストレスを溜め込まないためにも、タスクをスケジュールに組み込むことは重要です。

実は、ツァイガルニク効果はタスクを達成しなくても、予定を立てるだけで克服できると言われています。

例えば「勉強」「トレーニング」「アルバイト」のタスクがあった場合、

16:00~16:45 トレーニン
16:45~17:00 移動
17:00~21:00 アルバイト
21:00~21:15 移動
21:15~22:00 食事・風呂
22:00~24:00 勉強

という感じに予定を組んでおけば、「目標は達成できる」という安心感と共にストレスは減らすことができます。

上手なスケジュールの組み方とは?

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タスクをスケジュールに組み込むことが重要だとわかっても、無理な予定や下手な予定を組んでしまっては意味がありません。 

上手にスケジュールを組むポイントは、以下の3つです。

重要なタスクほど1日の早い時間に組む
できるだけ細かく組む
予定を詰めすぎない

順に説明していきます。 

重要なタスクほど1日の早い時間に組む

重要なタスクをなるべく早くに組み込む理由は、想定外の問題に備えてのことです。

当然、緊急のタスクが生まれる可能性はありますので、重要でないタスクを終わらせ、重要なタスクが残っていては困ります。

1日の時間が経つにつれて想定外のタスクが生まれる可能性は上がるので、重要なタスクは早い時間にスケジューリングしましょう。

例えば、「映画鑑賞」よりも「掃除」や「洗濯」といったタスクの方が重要ですので、映画を観てから掃除や洗濯、といったことはおすすめしません。

掃除や洗濯を終わらせてから映画鑑賞をしましょう。 

できるだけ具体的に組む

できるだけ具体的に予定を組むことも重要です。 

予定を組むといっても、「誰かとの予定」 だけでなく「自分だけの予定」までスケジュールに組み込みましょう。

自分だけの時間ほど無駄に使ってしまう可能性が高いので、しっかりと予定を立てることが重要です。

例えば、「遊ぶ時間」「自由時間」といった曖昧な予定ではなく、「SNSチェック」「運動」「ゲーム」といったところまで決めておくことがおすすめです。

そうすれば、やりたいことを全て網羅することができ、目標を達成しやすくなります

予定を詰めすぎない

スケジュールを詰め過ぎず、ある程度開けておくことも重要です。

なぜかというと、目標を達成するためです。

スケジュールをしっかり組んでいても、様々な障害により予定通りいかない場合があります。

その場合は、予定ををずらすことでタスクを達成していきます

1度決めた目標は、取り下げないことです。

その際、予定をびっしりと詰めていてはずらすことができません。

目標達成するためには、ある程度の余裕を持たせておくことが必要です。 

「それだと無駄な時間が生まれるのでは?」

と思うかもしれません。

その場合は、その隙間時間にやるべきことを決めておくことがおすすめです。

予めその隙間時間に合わせたタスクを用意しておき、無駄にしないことです。

いくら増えてもいいようなタスク、例えば、本を読んだり情報収集がおすすめです。

隙間時間の活用は、意外と重要です。

【注意!】隙間時間の活用方法、間違えてない?タスクの想定所要時間を計算せよ! – MANO-LOG


 

 

まとめ:スケジュールを組んで時間を上手に使いましょう

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 「タスクはToDoリストで管理するよりもスケジュールに組み込むべき3つの理由」についてまとめました。

結論、ToDoリストでタスク管理していて、永遠にタスクは無くなりません。

逆に言えば、スケジュールに組み込めばタスクは無くなり、目標を達成することができます。

スケジュールを組むということは、あなたの人生を設計することにもなります。

人生をより良いものにするために、タスク管理にToDoリストを活用するのは辞め、スケジュールを組むことをおすすめします。

POINT!

  • タスク管理はToDoリストではなく、スケジュールに組み込もう!