皆さんは、探し物をして時間を消費していませんか？
文具メーカー「コクヨ」の調査によると、ビジネスマンが年間に探し物をする時間はなんと150時間です。
探し物をする時間には生産性がなく、無駄な時間です。
普段から残業に勤しんでいるビジネスマンは、労働時間をこのような無駄な時間に費やしているのかもしれません。
「整理整頓が仕事の生産性を上げる理由と、4つのコツ」についてまとめます。
仕事ができる人は整理整頓をしている
年間にビジネスマンが探し物に使っている時間は150時間ということですが、この時間を減らすことで仕事の生産性を上げることができます。
周りの仕事ができる人を見てみてください。
その人の周りは整理整頓されていませんか？
仕事ができる人は、整理整頓が上手な人です。
普段から整理整頓できていれば、探し物に使う時間は極力減らすことができ、無駄が無くなります。
極端に言えば、整理整頓をしていれば年間150時間もの時間を他の作業に回すことができるので、その分生産性は上がります。
それだけで150時間を探し物に使っている人よりも、6日と6時間分も仕事を多くこなすことができます。
「仕事ができる人は整理整頓している」というよりは、「整理整頓することで仕事をより多くこなすことができる」と言えます。
具体的な整理整頓方法は？
1. 断捨離
整理整頓できない人は、無駄なものを放置している傾向にあります。
とりあえず取っておいた書類が、まとめて整理する時に結局捨ててしまうことはありませんか？
それは、不要だからです。
もう今後使わないものはとりあえず取っておくのではなく、とりあえず捨ててしまいましょう。
これで、ある程度はスッキリするはずです。
「これは使うかもしれない」ということが積み重なってしまうと、無駄なもので溢れかえってしまいます。
あなたの周りに散乱しているもの、本当に必要ですか？
2. 必要な書類は電子化する
例えば、会社から配布された書類や学校からの書類などは後に必要になるケースが多く、残しておく必要があります。
とりあえず必要だからといってその辺に置いておくと、後から探すのに時間を使ってしまいます。
後に必要な書類関係のものは、とりあえず残しておくのではなく、とりあえず電子化してしまうのがおすすめです。
例えば、iPhoneやiPadなどのApple製品には書類をスキャンする機能が標準装備されています。
純正のメモアプリを使いましょう。
メモアプリを開き「+」ボタンを押して、「書類をスキャン」。
これで書類を紛失することなく、簡単に保存できます。
Apple製品でなくとも書類を保存できるアプリはたくさんありますので、検索してみて自分に合うものを使いましょう。
電子化したら、もう捨ててしまってもOK。
必要な書類でさえも捨ててしまえば、さらにスッキリします。
パソコンやスマートフォンを整理
パソコンやスマートフォンの中身を整理することも、重要な生産性を上げる方法です。
パソコンの中身がごちゃごちゃしていて必要なデータがどこにあるのかわからない、なんてことはありませんか？
また、スマートフォンのアプリが多すぎて使いたいアプリを探すのに手間がある、ということも。
パソコンの中身は、不要になったデータは消していきましょう。
断捨離と同じ考えです。
データはファイリングしてまとめておくことも重要です。
例えば、プロジェクトごとにファイルを作ってまとめたり、取引先ごとにデータをまとめておきましょう。
プロジェクトが終われば、消してしまってもいいですが、今後使うかもしれない場合はWeb上に保存しておきましょう。
「Dropbox」や「Google Drive」などのサービスがあります。
普段使用するパソコンは不要なものを削除し、なるべくスッキリさせておくことで様々なタスクに素早く取りかかることができ、生産性が上がります。
データを多く入れておくことで、パソコンの処理速度も遅くなってしまうこともあります。
スマートフォンも同様です。
使っていない不要なアプリをそのまま放置していませんか？
使っていないアプリは削除しましょう。
後に使うことがあっても、その時にまたダウンロードすれば済むだけの話です。
ずっとアプリを入れっぱなしにしておく方がデメリットです。
同じジャンルのアプリは1つだけ入れておくと時間の節約になります。
例えば、「ニュース」のアプリは「スマートニュース」だけにするなど、1つだけに絞っておくことです。
「Yahoo!ニュース」や他のニュースアプリまで入れておくのは、重複する内容が多いので無駄です。
それでも多くなってしまう場合は、カテゴリーごとにファイリングしておくのがおすすめです。
例えば、「ショッピング」のファイルを作って中に「Amazon」や「楽天市場」を入れておくと、まとまってスッキリするでしょう。
理想は１ページにまとめることですが、プライベート用をビジネス用の２ページに分けておくこともおすすめです。
３ページ以上になっている人は、すぐに整理しましょう。
4.タスクを残さない
書類やアプリなどの目に見えるものと同じように、タスクについても同じことが言えます。
ポイントは「タスクを残さない」ということです。
例えば、「これは後からやろう」とか「いつでもできるからとりあえず置いておこう」ということを積み重ねると大変です。
結局、忘れてしまうことさえもありえます。
すぐにできることは、今やってしまうことです。
できるだけ抱えるタスクを少なくすることで頭もすっきりし、思考も効率良く働きます。
残りそうであれば、マネージャーにそのタスクを振り分けるそうです。
もし、タスクを他に頼めそうな人がいるならば、頼んでしまうことも方法の一つです。
まとめ
「整理整頓が仕事の生産性を上げる理由と、4つのコツ」についてまとめました。
POIINT！
- 整理整頓で年間150時間の時間を確保！
- 不要なものは捨てよう！
- 書類は電子化しよう！
- パソコン、スマホの中身も整理！
探し物を年間150時間しているということは、１日平均すると約36分も消費しています。（年間250日勤務として）
普段から整理整頓を心がけ、極力生産性のない無駄な時間を無くしましょう。
整理整頓は仕事に関してもそうですが、普段の生活にも言えることです。
年間150時間というのは仕事の時間内のことですので、実際にはそれ以上の時間を探し物に費やしていることになります。
服や本、生活雑貨や冷蔵庫の中身まで、整理整頓するところはたくさんあるはずです。
普段から整理整頓しておくことで時間を有効利用し、充実した毎日を送りましょう。