作業効率を上げて新たに時間を生み出す5つの方法【作業効率を上げるために辞めるべき3つのこと】

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こんにちは、マノアキラです。

お金と自由のある生活を目指して、日々挑戦しています。

 

先日の僕のツイートです。

在宅ワークはストレスフリーで最高ですが、自己管理が大変です。
人間の脳は怠けるような仕組みになっているので自分との戦いです。

なので、今日はスタバにて作業です。

wifiも快適だしコーヒーは美味しいし集中できていい感じ。

環境を変えてみると作業効率UPで良い効果です。

今回は、作業効率に関して深掘りしていきます。

 

たくさんの仕事を抱えているにも関わらず、定時には全ての仕事を終わらせて帰っている人っていますよね?

しかも、仕事を雑に終わらせるのではなく、質も落としていない。

 

これはただ仕事が早いのではなく、作業効率を上げているからできることです。

 

もし、同じ仕事量で同じ時間に終わらないのだとしたら、作業効率が悪いことが考えられます。

作業効率が上がれば、新たに時間を生み出すこともできます。

 

この記事では、「作業効率を上げて新たに時間を生み出す5つの方法」について解説していきます。

【作業効率を上げるために辞めるべき3つのこと】も合わせて解説しますので、作業効率を上げたいと思っている方は参考にして下さい。

フリーランスの方であれば、1日8時間働いていたところを6時間で同じ成果を出すことも可能です。

 

作業効率が下がる原因

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作業効率が悪いのには、何かしらの原因があります。

まずは、その原因を理解していきましょう。

 

作業効率が下がる原因は、例えば以下の通り。

  • 完璧主義(こだわる)
  • 優先順位がつけられない
  • 人の意見を聞かない
  • 仕事が合わない
  • 視野が狭い

完璧主義(こだわる)

完璧主義の人は質の高い結果を残すことができ、信頼ある仕事をしてくれます。

しかし、作業効率という面においてはどうでしょう。

一つ一つの作業を完璧にこなしてしまうので、優先度の低いタスクやそこまでクオリティを求めていないタスクにも時間を費やしてしまいます。

作業効率を上げるためには、完璧主義は捨てた方がいいでしょう。

優先順位がつけられない

作業効率が下がる原因の一つとして、タスクの優先順位をつけられていないことです。

優先度の低いタスクを先に行い、優先度の高いタスクを後回しにしてしまうこともあります。

まずは全体のタスクを並べてみて、優先度の高いタスクからこなしていかなければ作業効率は下がります。

明日やれば大丈夫なタスクは、今日はやらなくてOKです。

人の意見を聞かない

人の意見を聞かない人は、作業効率が上がりません。

自分のやり方に固執してしまい、もっと良い方法があっても取り入れようとしないからです。

もし自分のやり方が効率の悪い方法ならば、他の人の意見を聞いて取り入れていくべきでしょう。

作業効率を上げるには、人の意見を取り入れる柔軟性が必要です。

仕事が合わない

そもそも、その仕事が自分に合っていない場合は作業効率が悪いでしょう。

例えば、長距離走が得意な人に短距離走で好成績を残すよう指示されても無理な話です。

自分で仕事を選べる場合は、その仕事は辞めて他の仕事をすればOKです。

上司に指示されてやらされている場合は難しいですが、正直に「この仕事は不得意です」と言ってもいいかもしれません。

視野が狭い

視野が狭い場合も作業効率を下げる原因となります。

目の前の作業のみにしか意識がいかないと、物事の全体像を見ることはできません。

「なぜその作業を行なっているのか」

「いつまでにこの作業を終わらせればいいのか?」

などを理解すると作業効率が上がります。

また、視野が狭いと自分のやり方のみで考えてしまいがちですが、視野を広くして効率の良い人のやり方を真似てみるのもいいと思います。

作業効率を上げるメリット

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では、作業効率を上げると何が良いのかを解説していきます。

メリットを理解することで、作業効率を上げるモチベーションにもなるはずです。

作業効率を上げるメリットは以下の通りです。

  • 利益追及
  • 評価UP
  • 時間を有効活用
  • 重要なことに集中

利益追及

作業効率を上げることで、単純に利益追及となります。

作業効率が上がれば、それだけ多くの成果を残すことができるからです。

例えば、今まで1時間で10の成果を出せていたところを20出すことができれば利益は倍になります。

会社として社員の作業効率が上がると同時に利益は上がっていきますが、社員本人としてはどうかというと、次になります。

評価UP

作業効率が上がることで、会社からの評価は高まります。

他の人が1時間で終わらない仕事を30分で終わらすことができれば、「コイツは優秀だ」と思われるのは当然です。

例えば、作業効率を上げて納期に余裕を持って納品するとか、余った時間を他の仕事に回したりすることで評価はさらに上がります。

時間を有効活用

作業効率を上げることは、新たに時間を生み出す行為です。

今までは1時間で終わっていた仕事を30分で終わらせれば、30分の時間が生まれます。

会社員の方であれば、今まで残業していたところを定時に上がって、家族との時間や自分の趣味の時間を楽しんだりすることもできます。

フリーランスの方などは、新たに生まれた時間で新しいビジネスを始めたり、リラックスする時間を増やすこともできます。

重要なことに集中

作業効率を上げることによって、より重要なことに集中することができます

これは時間の有効活用と似ていますが、重要度の低いタスクを早く終わらせることによって重要度の高いタスクに割く時間を確保できるようになるということです。

重要度は低いけども必ず終わらせなければいけない場合、これに時間を割いてしまうとより重要なタスクがおろそかになってしまいます。

作業効率を上げることができれば時間に余裕を持つことができるので、より重要なことに集中できます。

 

作業効率を上げる5つの方法

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作業効率を上げるメリットを理解したところで、どのように作業効率を上げたらいいのかを解説していきます。

具体的には、以下の5つを実践してみて下さい。

  • 目標設定をする
  • タスクの管理方法を見直す
  • 面倒な作業を簡単にする
  • 整理整頓をする
  • やらないことを決める

目標設定をする

まず前提に、何を目標としているのかを理解しましょう

目標が設定できていなければ、作業のモチベーションが落ちるので作業効率も下がります。

例えば、以下の2つを比べてみて下さい。

なぜかわからないけどランニングをする

体力をつけて日々健康に過ごすためにランニングをする

この2つで効率がいいのは「② 体力をつけて日々健康に過ごすためにランニングをする」になります。

「① なぜかわからないけどランニングをする」は目標設定ができていないので、モチベーションも下がり、ダラダラ走ってしまいがちです。

タスク管理方法を見直す

タスクの管理方法を見直すことで、作業効率は大幅にUPします。

特に意識をしていない人だと、何となくあるタスクをこなしていっっているだけの人も多いかと思います。

上手なタスク管理の順序は、以下のような感じです。

① タスクを並べる

② タスクを細かく分ける

③ すぐ終わるものから始める

④ 時間で区切る

⑤ タスクごとに褒美

① タスクを並べる

まずは、現在抱えているタスクを洗い出してみましょう。

全体を把握して、優先度の高いタスク低いタスク、または重要度の高いタスク低いタスクを並べましょう。

各タスクごとにどのくらい時間がかかるかもわかるようにしておくと素晴らしいです。

② タスクを細かく分ける

作業が多くなったり時間がかかりそうなタスクは、細かく分けておくといいです。

あまり細かすぎるのは良くありませんが、大きすぎるとなかなか手がつけられなかったりします。

ある程度細かくしておけば、作業効率のコントロールはしやすくなります。

③ すぐ終わるものから始める

一つのポイントとして、すぐ終わるタスクから始めるのがおすすめです

すぐ終わるタスクを後々残していくと、「まだあのタスクがある」という感じに脳に負担を与えるので、先に終わらせておくと脳への負担を軽くすることもできます。

また、すぐに終わらせることができると小さな結果が生まれ、周りからの評価も上がり自信もつきます。

④ 時間で区切る

効率的に時間を使うためにも、作業を行う時間を決めておくといいです

時間を決めておくと、作業効率は上がります。

例えば、「◯時までにこの作業を終わらせないと次の作業が終わらない」としておけば自然と逆算して作業を進めることになるので、効率の良い動きになります。

⑤ タスクごとに褒美

各タスクが終わる度に自分に褒美を用意しておくと、モチベーションも高まり作業効率も上がります。

褒美といっても簡単なものでOKです。

例えば、少し早く終わったら次の作業までの間は休憩するとか、コーヒーやお茶を飲むといったことでいいです。

面倒な作業を簡単にする

面倒な作業は時間もかかりますが、モチベーションも下がります。

しかし、面倒な作業は楽にしてしまえばいいだけです。

例えば、以下のような感じです。

  • 微々たる時間も短縮(ショートカットキーなど)
  • テンプレート化
  • システムやツールを使う
微々たる時間も短縮(ショートカットキーなど)

例え1秒や2秒でも、積み重なれば大きな時間となります。

そんな小さい時間でも効率よく省くことで、全体的な作業効率は上がります。

例えばパソコン作業で言うと、コピーやペーストの作業が多い場合はショートカットキーを使いこなしましょう。

1回のコピー&ペーストに5秒かかっていたところをショートカットキーを使って2秒にすれば、それを100回行った時に5分の短縮です。

テンプレート化

ある程度繰り返して同じ作業がある場合は、テンプレート化しておくと作業効率は上がります

テンプレート化しておけば、毎回同じことをしなくてもOKです。

例えば文章を作るのであれば、見出しの付け方や冒頭部分の書き出し方をテンプレート化しておけば効率良く執筆できるはずです。

そもそも作業を行う際に、次にやる時も利用できるように意識しておくといいです。

システムやツールを使う

今の時代はシステムやツールの技術が発達しているため、面倒な作業は人間が行わなくていい場合があります。

例えば経理などは、Web上のツール使って口座やクレジットカードを登録しておけば自動的に帳簿をつけてくれます。

面倒な作業は人間がやる必要がなくなってきているので、一度自分が向かい合っている作業がシステム化できないか考えてみましょう。

また、機械を使わなくとも人を使って仕組み化できることもあります。

整理整頓をする

作業効率を高めるために、整理整頓は意外と重要です。

ビジネスマンが探し物に使う時間は年間で150時間と言われています。

仕事のできる人の机を見てもらうとわかりやすいですが、きちんと書類などが整理されている場合が多いです。

すぐに求めているものを取り出すことができれば時間の短縮になり、作業効率も上がります。

逆に、探し物をする時間は無駄ですのでなるべく省くべきです。

やらないことを決める

やるべきことよりも、やらないことを決める方が重要です。

タスク管理の際に、今日できないものはあらかじめ省いて計画を立てましょう。

作業のこと以外でも、無駄に時間を使ってしまっている場合があります。

その点は、次の【作業効率を上げるために辞めるべき3つのこと】で説明します。

 

作業効率を上げるために辞めるべき3つのこと

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作業効率を上げるためには、辞めるべきこともあります。

基本的に、今行なっている作業に必要でないことはするべきではありません。

そして、ただなんとなくやってしまっていることも省いた方がいいでしょう。

例えば、以下の3つです。

  • メールやLINEのチェック
  • 雑談
  • 無駄な会議

メールやLINEのチェック

メールやLINEはほとんどの場合、今するべきことではありません。

しかし、作業中でも通知が鳴るとチェックしてしまいがちです。

しかもそれにいちいち返信していては、作業がなかなか進みません。

これは、作業効率を著しく下げてしまう行為です。

できれば、メールやLINEのチェックや返信は、時間を決めてまとめて行うと効率が良いです。

作業中は、おやすみモードなどを活用して通知がならないようにしておくといいです。

雑談

ついつい隣の人と雑談してしまったりするのは、作業効率を下げる行為です。

人の時間の4分の1は雑談で奪われているという話もあります。

時には情報交換などのコミュニケーヨンも必要ですが、無駄な雑談はおすすめできません。

無駄な会議

世の中の企業は多くの会議を行なっていますが、60%の会議は議題を決めずに行なっていると言われています。

議題を決めて実りある会議にするのは結構ですが、議題も決めずに無駄な会議をするのはおすすめできません。

議題がないのであれば、会議はなしでOKです。

会議の効率を上げるためには、議題を決めて濃密な会議にしましょう。

 

まとめ:作業効率UPで新たに時間を確保しましょう

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「作業効率を上げて新たに時間を生み出す5つの方法」について 解説していきました。

この記事に書かれていることを実践すれば、作業効率を上げることができます。

 

まずは【作業効率を上げるために辞めるべき3つのこと】を参考に、メールのチェックや雑談を辞めてみるのが簡単です。

そして、タスクの扱い方を意識し、作業効率を上げていきましょう。

 

フリーランスの方などは、作業効率を上げて時間を作ることができれば、新たに違うことに挑戦したり、家族との時間に使うこともできるので是非実践してみて下さい。

会社員の方も、作業効率を上げて定時に帰って家族との時間を確保したり、ガンガン会社からの評価を上げていきましょう。

POINT!

  • 作業効率を上げて時間を生み出しましょう!
  • 新たに生み出した時間を有効活用
  • 無駄を省いて作業効率UP!